隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)規(guī)模不斷擴大，分支機構(gòu)日益增多，企業(yè)內(nèi)外部溝通互動日益頻繁，企業(yè)對視頻會議系統(tǒng)的需求越來越大。根據(jù)IDC《中國視頻會議市場半年度跟蹤報告》報告顯示，2013年上半年中國視頻會議市場規(guī)模有所下滑，為172.1百萬美元。同時，4G網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的有效支持下，中國網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進一步改善，視頻會議的整體部署成本進一步下降，視頻會議的業(yè)務(wù)體驗得到提升，越來越多的企業(yè)選擇視頻會議以提升企業(yè)溝通效率、增強協(xié)作能力、降低業(yè)務(wù)成本。目前市面上的視頻會議產(chǎn)品和提供商層出不窮，華為、寶利通、索尼、中興、思科、威視、全時、好視通、視高、263等多家品牌商競爭趨于炙熱化，企業(yè)選擇多了反而陷入了迷茫，多家對比舉棋不定，如何選擇合適的視頻會議從而使投入產(chǎn)出比達到最高，賽速科技公司副總張先生總結(jié)了自己多年的視頻會議產(chǎn)品銷售經(jīng)驗認(rèn)為，企業(yè)在選擇視頻會議時可以通過以下六個步驟，從而確定性價比最優(yōu)的方案：第一，了解企業(yè)溝通需求，確定會議規(guī)模和配置;第二，根據(jù)企業(yè)IT設(shè)施現(xiàn)狀，確定軟件視頻會議或硬件視頻會議;第三，根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)等實際情況，選擇自建或者租用方式;第四，收集各個品牌信息進行評估，確定3-5家綜合對比分析;第五，通過免費試用充分了解產(chǎn)品，確定最終方案;第六，購買產(chǎn)品，與銷售進一步溝通，售后跟蹤。

第一， 了解企業(yè)溝通需求，確定會議規(guī)模和配置

為了購買到最能滿足企業(yè)當(dāng)下會議需求的產(chǎn)品和品牌，企業(yè)在選購視頻會議之前，必先進行自我需求分析，只有這樣才能購買到最合適企業(yè)溝通需求的視頻會議產(chǎn)品，最合適的才是最好的。具體可以通過以下幾個方面進行自我需求分析：

很多企業(yè)在決定購買視頻會議的時候，第一不了解視頻會議的衡量標(biāo)準(zhǔn);第二不了解自身的溝通需求，導(dǎo)致花了大的代價購買了產(chǎn)品，浪費企業(yè)的資源不說，還不能順利地投入使用。比如，某家以銷售為導(dǎo)向的企業(yè)，在全國各地?fù)碛泻芏噤N售網(wǎng)點以及銷售人員，那么在選擇購買視頻會議產(chǎn)品的時候，需要選擇簡單易用、安全保密、支持各種設(shè)備和終端使用的產(chǎn)品，這樣才能有效解決跨地域銷售信息溝通的問題，確保銷售工作順利推進，不泄露公司機密，銷售人員隨時隨地全終端參與會議溝通。再比如，用戶在決定采用視頻會議系統(tǒng)前，需仔細(xì)考慮它的用途。例如，如果商品銷售人員和客戶處在不同的國家，這些客戶相距很遠(yuǎn)而且分散，為滿足不同客戶需求和維持商業(yè)溝通，采用視頻會議顯然不經(jīng)濟。通過以上問題的自問自答自我需求分析后，可以根據(jù)企業(yè)會議規(guī)模和預(yù)算確定會議配置方案。

最后，在設(shè)置會議室配備的時候，還需要考慮到公司會議室的面積大小，會議室設(shè)備配置盡可能簡單實用，利用吊掛的電視和投影機作為視頻輸出設(shè)備，同時為了保證會議效果，要配備音視頻輸出效果較好的設(shè)備，布局方面要采用反光白色和黑色，音響效果要采用隔音設(shè)備，做好防止共振、回聲現(xiàn)象。大型會議除了音視頻設(shè)備效果要求更高外，還需要做好會場顏色燈光的協(xié)調(diào)。

第二， 根據(jù)企業(yè)IT設(shè)施現(xiàn)狀，確定軟件視頻會議或硬件視頻會議

在企業(yè)搭建視頻會議系統(tǒng)前，需要根據(jù)企業(yè)總部和各個分公司的網(wǎng)絡(luò)情況和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，以及對是否具備維護和會議保障的IT人力等實際情況進行分析，選擇軟件視頻會議、硬件視頻會議或者“軟硬兼施”的方式。相對而言，軟件視頻會議和硬件視頻會議各有特點，公司選擇硬件主要是考慮系統(tǒng)的專業(yè)性和穩(wěn)定性，而軟件主要是為了滿足企業(yè)對硬件應(yīng)用的補充延展功能。目前，在視頻會議硬件方面做得比較強的廠商有寶利通、思科、科達、華為、中興等等;主要的軟件視頻會議廠商有賽速IOMeeting、視高、WebEx、Skype、科達摩云視訊、全時、威速等。具體來講，硬件視頻會議和軟件視頻會議區(qū)別主要表現(xiàn)在以下各個方面：

目前很多大型的企業(yè)要求高清、虛擬真實的會議效果同時還希望隨時隨地地接入會議，會選擇軟硬兼施的方式。這樣當(dāng)企業(yè)需要開一個非常重要的正式會議時，分公司和機構(gòu)可以通過會議室的硬件視頻會議終端參加會議，而出差人員可以通過PC、移動設(shè)備終端或者web客戶端和瀏覽器輕松實現(xiàn)遠(yuǎn)程接入。據(jù)張總說，“賽速科技IOMeeting就是致力于提供優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)備，同時幫助用戶通過其他渠道如手機、平板、機頂盒等移動終端方便參與會議。這也是賽速科技IOMeeting最大的特色：適用性大，從硬到軟到移動，滿足客戶各方面的需求。隨著軟硬件的融合技術(shù)提升，企業(yè)可以通過搭建多媒體平臺，實現(xiàn)音頻、視頻、文本和數(shù)據(jù)的統(tǒng)一部署與能力共享，從而實現(xiàn)各類終端與服務(wù)器中心共享音視頻，提升會議用戶體驗和復(fù)用能力�！�

第三， 根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)等實際情況，選擇自建或者租用方式

在確定選擇硬件還是軟件視頻會議之后，那么是租用好還是自建好呢?其實，自建視頻會議系統(tǒng)和租用視頻會議都各有各的好處，關(guān)鍵是要看是否適合自己公司的實際使用和業(yè)務(wù)情況。從而合理地分配資源，以免造成資源不足或者資源浪費。

不管是自建硬件視頻會議還是軟件會議，前期都需要一次性投入比較大的資金購置各類硬件設(shè)備，自建硬件視頻是基于嵌入式架構(gòu)的視頻通信方式，需要購買包括嵌入式MCU、會議室終端、桌面終端等設(shè)備;自建軟件視頻會議主要通過購買遠(yuǎn)程會議軟件，并配備好服務(wù)器并尋找機房托管以及租用寬帶資源實現(xiàn)數(shù)據(jù)會議的效果，用戶只要PC機、麥克風(fēng)、攝像頭就可以輕松通過互聯(lián)網(wǎng)上召開會議。除此之外，還需要IT人力成本以及維護保障方面的費用，后期投入較大，自建方式適合對成本不敏感、經(jīng)濟實力雄厚的政府機構(gòu)及大型公司，保密性要求高的軍工單位。

如果選擇租用視頻會議無需購買任何設(shè)備，租用運營商已經(jīng)架構(gòu)好的平臺，則可以省掉一次性購買硬件設(shè)施時的大筆費用，按實際使用月或年付費給服務(wù)商，日常維護、系統(tǒng)安全和運行保障等問題全部交由服務(wù)商負(fù)責(zé)，對企業(yè)來說比較省心省事。用賽速IOMting視頻會議軟件云服務(wù)，企業(yè)在幾分鐘內(nèi)開始使用 IOMeeting視頻會議，而且價格優(yōu)惠，按月付每個并發(fā)人數(shù) 人民幣49元，按年付每個并發(fā)人數(shù) 人民幣490元，節(jié)省20%。對于會議比較多，會議時間不確定的公司非常適用，好的運營商是沒有月租和年租的，不開會就不會消費。如果公司不認(rèn)為預(yù)算足夠的話可以采用自建硬件和遠(yuǎn)程軟件視頻會議結(jié)合的方式，避免開重要會議硬件出現(xiàn)問題的時候會議不能進行，影響決策，非重要領(lǐng)導(dǎo)參加或是會議比較頻繁的時候也可以使用，還可以減少IT的維護成本。

第四， 收集各個品牌信息進行評估，確定3-5家綜合對比分析

視頻會議在國內(nèi)發(fā)展近十幾年內(nèi)，市場不斷地擴大，各種品牌層出不窮，產(chǎn)品質(zhì)量也良莠不齊，企業(yè)需要通過各個渠道如廣告信息、官方網(wǎng)站、口碑傳播、個人經(jīng)驗等了解品牌信息，最后根據(jù)企業(yè)的實際需求確定3-5家進行綜合對比分析。在產(chǎn)品分類眾多，且功能又各有差異的情況下，企業(yè)可以從以下方面判斷產(chǎn)品是否符合自身需求：

第五， 通過免費試用充分了解產(chǎn)品，確定最終方案

對于硬件視頻會議系統(tǒng)，企業(yè)采購人員需要通過對產(chǎn)品進行全方位的了解，如產(chǎn)品質(zhì)量，功用，系統(tǒng)穩(wěn)定，配件以及品牌口碑等等，對于大宗采購需要跟銷售人員進行詳細(xì)了解反復(fù)溝通做決定。一般的視頻會議廠商的官方網(wǎng)站都會有免費試用的功能，在咨詢廠商銷售的時候，銷售也會通過遠(yuǎn)程方式指導(dǎo)用戶如何使用。因此，在確定供應(yīng)商之前，可以在公司內(nèi)部測試性地部署該視頻會議系統(tǒng)，比如賽速科技提供的視頻會議軟硬件的免費試用服務(wù)，企業(yè)可以通過產(chǎn)品系統(tǒng)試用充分檢測視頻會議系統(tǒng)的功能，通過試用更好地判斷該視頻會議系統(tǒng)是否是合適的產(chǎn)品以及是否能滿足企業(yè)的實際需求，大大降低和避免實際使用時可能存在的風(fēng)險。

第六， 購買產(chǎn)品，與銷售進一步溝通，售后跟蹤

視頻會議做為企業(yè)信息化管理的長期投資，需要企業(yè)在采購和維護進行很好的控制和管理，企業(yè)通過以上五個步驟可以防止在購買產(chǎn)品時對自身業(yè)務(wù)需求定位不夠精準(zhǔn)，對視頻會議系統(tǒng)不夠了解，導(dǎo)致投資行為非理性，浪費財力物力人力。在購買了產(chǎn)品后，使用過程中還需注意視頻會議產(chǎn)品系統(tǒng)功能是否完整;音視頻傳輸是否穩(wěn)定;多點連結(jié)是否需要追加資金購買新的設(shè)備以及目前購買的設(shè)備是否與其他的品牌產(chǎn)品兼容;視頻會議廠商對與未來系統(tǒng)和技術(shù)的開發(fā)能力等問題，當(dāng)然還有廠商的售后服務(wù)保障是否全面。

在全球化信息化的浪潮下，企業(yè)需要打造適合企業(yè)本身的信息化建設(shè)流程，視頻會議系統(tǒng)的建設(shè)是一個長期和復(fù)雜的過程，不管是大型企業(yè)還是中小企業(yè)，都需要慎重選擇可靠的視頻會議產(chǎn)品和服務(wù)。選擇擁有簡單快捷，功能強大，用戶體驗好的視頻會議系統(tǒng)可以有效降低企業(yè)溝通和運營成本，助力企業(yè)提升經(jīng)營綜合效益，獲得更加廣闊的發(fā)展空間和更加敏捷的市場競爭力。